Susan (normaler Benutzer): Dokumente generieren

Normale Benutzer, wie z. B. Susan, können in wenigen Schritten Dokumente generieren, ohne Kenntnis von Dokumentdesign, Vorlagen oder Datenquellenkonfigurationen zu haben. Sie verwendet die Berichte, die Ryan als Berichtsdesigner erstellt hat, um ihre Dokumente zu generieren.

Informationen zu diesem Vorgang

Susan sieht die Berichte, die Ryan zur Verfügung gestellt hat, und möchte den Bericht mit den Tagesnachrichten generieren.

Vorgehensweise

  1. Susan ruft die Seite "Generieren" der Webanwendung auf.
  2. Sie sucht den gewünschten Bericht, indem Sie in das Feld "Suchen" news eingibt.
  3. Sie klickt in der Spalte "Generieren" auf Dokument generieren Dokument generieren.
    Dokument generieren
  4. Wenn sie aufgefordert wird, die Datenquellenverbindung anzugeben, wählt sie die RSS-Verbindung von Jazz.net aus, die der Berichtsdesigner erstellt hat.
  5. Sie fügt das Tag news hinzu und klickt das Kontrollkästchen Berichtsergebnisse freigeben an, sodass andere Mitglieder ihres Teams auf die Ergebnisse der Dokumentgenerierung zugreifen können.
    Dokumentgenerierungsfenster
    Anmerkung: Sie werden bei der Beispielvorlage für die Abschlussseite aufgefordert, einen Wert für die Variable endingTitle einzugeben. Geben Sie Text, wie z. B. End of Document ein und klicken Sie auf Weiter.
  6. Sie klickt auf Generieren.
  7. Sie klickt in der Spalte "Status" auf Dokumente herunterladen Dokumente herunterladen.
    Dokumentgenerierung fertiggestellt
  8. Susan wird aufgefordert, die ZIP-Datei (.zip) zu öffnen oder zu speichern. Sie öffnet die .zip-Datei, in der die generierte Microsoft Word-Datei, die PDF-Datei und die Datei log.zip enthalten sind.
  9. Susan öffnet die PDF-Datei, um zu überprüfen, ob das Dokument ordnungsgemäß generiert wurde.
    PDF-Datei mit den 25 wichtigsten Nachrichten
  10. Susan klickt in der Spalte "Tags" auf Tags hinzufügen Tags hinzufügen und gibt das Wort jazz ein, sodass sie den Bericht später ohne großen Aufwand findet.
  11. Susans Manager möchte, dass dieses Dokument jeden Tag um 10 Uhr generiert wird. Gehen Sie wie Susan bei der Planung der Dokumentgenerierung wie folgt vor:
    1. Rufen Sie die Seite "Generieren" auf und suchen Sie nach dem gewünschten Bericht.
    2. Klicken Sie in der Spalte "Generieren" auf Später generieren Später generieren.
    3. Geben Sie den Namen und die Beschreibung für den Jobzeitplan ein.
    4. Legen Sie die Häufigkeit auf Täglich fest und wählen Sie mithilfe des Kalenders das Start- und Enddatum für den Job aus.
    5. Klicken Sie auf Zeitplan.
  12. Am nächsten Tag meldet sich Susan an der Webanwendung an. Im Produktbanner wird eine Benachrichtigung angezeigt. Sie klickt auf den Link und sieht, dass ein kürzlich ausgeführter Job fehlgeschlagen ist.
  13. Zum Anzeigen einer ausführlicheren Zusammenfassung des Dokumentgenerierungsjobs klickt sie auf das Symbol Jobdetails anzeigen Jobdetails anzeigen.
    Teilfenster Jobdetails
  14. Anschließend möchte Susan das Verlaufsprotokoll der kürzlich von ihr generierten Dokumente anzeigen. Sie öffnet die Seite "Ansicht" und sieht, dass die meisten dieser Jobs erfolgreich abgeschlossen wurden.
    Anmerkung: Susan kann auch in der Spalte "Herunterladen" einzelne Dateien anstelle der gesamten ZIP-Datei herunterladen.
    Teilfenster 'Generierte Dokumente' anzeigen
  15. Nachdem Susan das gewünschte Dokument mit den Nachrichtenauszügen generiert hat, kann sie es ihrem Manager bereitstellen. Wenn ihr Manager Zugriff auf die Webanwendung hat, kann Susan ihm den Link zum Dokument senden.
    1. Klicken Sie in der Spalte "Aktionen" für das Element auf das Symbol Link anzeigenSymbol 'Link anzeigen', um die URL des Elements zu kopieren.
    2. Kopieren Sie im Fenster "Resource Link-URL" die URL für die Ressource.
    3. Susan kopiert den Link, z. B. https://rpe.myserver.net/rpeng/api/jobresults/58101 in eine E-Mail und sendet sie an ihren Manager. Susans Manager öffnet den Link und wird aufgefordert, das Dokument zu öffnen oder zu speichern.
  16. Susans Manager informiert Susan darüber, dass das heutige Dokument mit den Nachrichtenauszügen sehr wichtig ist und nicht gelöscht werden darf. (Die Standardeinstellung für das Löschen von Dokumenten ist 30 Tage.) Susan kann dieses Dokument hochstufen, sodass es nicht gelöscht wird.
    1. Klicken Sie in der Spalte "Aktionen" für das Dokument auf das Symbol Steuerelement für Hochstufen Symbol für Hochstufen.
    2. Klicken Sie bei entsprechender Aufforderung auf OK, damit das Dokument während der regulären Bereinigungsintervalle nicht gelöscht wird.
    3. An den Berichtsnamen wird anschließend die Bezeichnung (hochgestuft) angehängt.
      Ein hochgestufter Bericht.
      Die dem Bericht zugeordneten Dokumente, Protokolle und Jobdetails sind jetzt hochgestuft. Nur der Eigener des Dokuments kann die dem Dokument zugeordneten Dateien hoch- und herabstufen.
  17. Eine Woche später hat Susans Team viele verschiedene Dokumente aus verschiedenen Berichten für einen bevorstehenden Termin generiert, sodass auf der Seite "Ansicht" viele Dokumente aufgelistet sind. Susan möchte nur die Dokumente mit dem Namen Daily News anzeigen. Sie klickt auf Gruppieren nach > Gruppieren nach Name. Sie kann jetzt den Dokumentnamen einblenden, um alle Dokumente mit diesem Namen anzuzeigen.
    Nach Namen gruppierte Dokumente
    Anmerkung: Susan kann die Berichte auch nach Tag gruppieren, um die Liste der Dokumente einzugrenzen.
    Nach dem Namen 'Daily' gruppierte Dokumente
  18. Einige Tage später möchte Susan einige der von ihr generierten älteren Dokumente löschen. Sie wählt die Kontrollkästchen für die Dokumente aus, die sie löschen möchte, und klickt auf Auswahl löschen. Sie klickt auf OK, um den Löschvorgang zu bestätigen.
    Mehrere ausgewählte Dokumente