Vorlagen, Formatvorlagen, Berichte und Dokumente verwalten und suchen

Taggen Sie eine Vorlage, eine Formatvorlage, einen Bericht oder ein Dokument und vereinfachen Sie so die Suche. Die Verwendung von Tags vereinfacht das Gruppieren von Elementen und die Suche nach diesen.

Vorgehensweise

  1. Sie können durch die Liste blättern, wenn Sie eine lange Liste mit Elementen haben, oder Sie sortieren die Liste nach Spaltenüberschrift, z. B. nach Namen oder Status.
  2. Wenn Sie ein Element auf der aktuellen Seite suchen möchten, geben Sie Text im Feld Auf Seite suchen ein. Die Suchfunktion sucht nach Übereinstimmungen für Titel, Beschreibungen oder Tags.
  3. Wenn Sie alle Elemente auf der Seite suchen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Suche. Sie können nach Namen oder Tag suchen oder Sie geben einen Zeitraum für die Suche an. Sie können auf der Seite "Ansicht" auch nach Status suchen oder nach gemeinsam genutzten, privaten oder hochgestuften Dokumenten suchen.
  4. Wenn Sie ein einzelnes Element taggen möchten, klicken Sie in der Spalte "Tags" auf Tags hinzufügen Tags hinzufügen und geben Sie einen Tag ein.
  5. Wenn Sie mehrere Elemente mit demselben Tag versehen möchten, wählen Sie die Kontrollkästchen für die Elemente aus, die Sie taggen möchten, und klicken Sie dann auf das Symbol Auswahl taggen Ausgewählter Tag. Geben Sie einen Tag ein und klicken Sie auf Tags speichern.
  6. Wenn Sie Elemente nach Tags gruppieren möchten, klicken Sie auf Gruppieren nach und anschließend auf Nach Tags gruppieren. Elemente mit denselben Tags werden in einem Abschnitt für diesen Tag aufgelistet. Blenden Sie den Tag ein, um die Elemente mit diesem Tag anzuzeigen. Wenn Sie die Liste ohne Gruppierung anzeigen möchten, klicken Sie auf Gruppieren nach und anschließend auf Nicht gruppiert.
    Gruppierte Sammlung von Vorlagen
    Anmerkung: Die Gruppierung von Elementen nach Tags hat Auswirkungen auf die Suche:
    • Bei gruppierten Elementen ist der Seitenumbruch inaktiviert.
    • Ergebnisse der erweiterten Suche werden nicht in Gruppen angezeigt.
    • Wenn Sie die Suchfunktion Auf Seite suchen verwenden, werden nur die Datenzeilen durchsucht. Die Tags werden nicht in die Suchergebnisse eingeschlossen.
  7. Wenn Sie Dokumente nach Namen gruppieren möchten (nur verfügbar auf der Ansichtsseite), klicken Sie auf Gruppieren nach und anschließend auf Nach Name gruppieren. Elemente mit demselben Namen werden in einem Abschnitt, den Sie einblenden können, für diesen Namen aufgelistet. Wenn Sie beispielsweise aus demselben Bericht mehrfach Dokumente generieren, haben Sie möglicherweise viele Dokumente mit demselben Namen. Wenn Sie die Liste ohne Gruppierung anzeigen möchten, klicken Sie auf Gruppieren nach und anschließend auf Nicht gruppiert.
    Gruppierte Sammlung von Vorlagen
  8. Wenn Sie ein einzelnes Element löschen möchten, klicken Sie in der Spalte "Aktionen" auf das Symbol "Löschen" Löschen.
  9. Wenn Sie mehrere Elemente löschen möchten, wählen Sie die Kontrollkästchen für die Elemente aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf das Symbol "Auswahl löschen" Löschen.
    Mehrere Elemente ausgewählt
    .
    Anmerkung:
    • Sofern Sie nicht Administrator sind, können Sie nur die Dokumente löschen, die Sie selbst erstellt haben, d. h., Sie können beispielsweise keine Dokumente löschen, die von anderen gemeinsam genutzt werden.
    • Sie können jeden Bericht, jede Vorlage bzw. jede Formatvorlage löschen, wenn Sie Berichtsdesigner oder Administrator sind, und zwar auch dann, wenn Sie sie nicht selbst erstellt haben.