Susan(日常使用者):產生文件

像 Susan 這樣的日常使用者不需要瞭解文件設計、範本或資料來源配置,就能以最少的步驟產生文件。她使用報告設計者 Ryan 所建立的報告來產生文件。

關於這項作業

Susan 看到 Ryan 提供的報告,而想產生「每日新聞」報告。

程序

  1. Susan 開啟 Web 應用程式的「產生」頁面.
  2. 她在搜尋欄位中輸入新聞,找到她想要的報告。
  3. 她按一下「產生」直欄中的產生文件 產生文件
    產生文件
  4. 當系統發出資料來源連線提示時,她選取報告設計者已建立的 Jazz™.net RSS 連線。
  5. 她新增 news 標籤,然後按一下共用報告結果勾選框,使她團隊中的其他人能夠存取文件產生的結果。
    產生文件視窗
    註: 「底頁」範例範本提示輸入 endingTitle 變數的值。輸入文字,例如文件結束,並按下一步
  6. 她按一下產生
  7. 她按一下「狀態」直欄中的下載文件 下載文件
    產生完成
  8. 系統提示 Susan 開啟或儲存 .zip 檔。她開啟 .zip 檔,看到已產生的 Microsoft Word 檔、PDF 檔及 log.zip 檔。
  9. Susan 開啟 PDF 檔來驗證文件已適當地產生。
    含有前 25 個新聞項目的 PDF 檔
  10. Susan 按一下「標籤」直欄中的新增標籤 新增標籤,並輸入 jazz,以便之後能輕鬆找到報告。
  11. Susan 的經理已要求在每天上午 10 點執行這份文件。Susan 排程文件產生作業:
    1. 移至「產生」頁面,並尋找您要的報告。
    2. 在「產生」直欄中,按一下延後產生 延後產生
    3. 輸入工作排程的名稱和說明。
    4. 將頻率設為每日,並使用行事曆來選取工作的開始和結束日期。
    5. 按一下排程
  12. 第二天,Susan 登入 Web 應用程式。她在產品橫幅中看到一則通知。當按一下鏈結時,她看到最近的工作失敗。
  13. 為了查看文件產生工作的高階摘要,她按一下檢視工作詳細資料檢視工作詳細資料圖示。
    「工作詳細資料」窗格
  14. 現在,Susan 想要查看她近來產生的文件歷程。她開啟「檢視」頁面,看到最近的工作順利完成。
    註: 在「下載」直欄中,Susan 也可以下載個別的檔案,而非下載整個 zip 檔。
    「檢視產生的文件」窗格
  15. 現在,Susan 已產生所需的每日摘要文件,她可以將文件傳遞給經理。如果其經理具備 Web 應用程式的存取權,Susan 可以傳送文件的鏈結給他:
    1. 如果要複製項目的 URL,請在項目的「動作」直欄中,按一下顯示鏈結 「顯示鏈結」圖示 圖示。
    2. 在「資源鏈結 URL」視窗中,複製資源的 URL。
    3. Susan 將鏈結複製到電子郵件並傳給其經理,例如 https://rpe.myserver.net/rpeng/api/jobresults/58101 Susan 的經理開啟鏈結,系統提示他開啟或儲存文件。
  16. 一天 Susan 的經理告訴她,今天的每日摘要文件非常重要,文件不能刪除。 (刪除文件的預設值是 30 天)。 Susan 可以調升這份文件,以便予以保留,而不刪除。
    1. 在文件的「動作」直欄中,按一下調升控制項 「調升」圖示 圖示。
    2. 當提示您避免在一般清理期間刪除文件時,請按一下確定
    3. 現在,報告名稱會附加(已調升)。
      調升的報告
      現在,與報告相關聯的文件、日誌和工作詳細資料得到調升。只有文件的擁有者可以調升或調降與文件相關聯的檔案。
  17. 一周之後,為了即將到來的最後期限,Susan 的團隊一直很忙,忙於從不同的報告產生多份文件,許多文件都列在「檢視」頁面中。 Susan 只想看到名稱為 Daily News 的文件。 她按一下分組方式 > 依名稱分組。 現在,她可以展開文件名稱來查看這個名稱的所有文件。
    依名稱分組文件
    註: Susan 也可以依標籤將報告分組,以縮小文件清單範圍。
    依 Daily 名稱分組的文件
  18. 過了幾天,Susan 想要清除她所產生的一些舊文件。 她選取想要刪除的文件的勾選框,然後按一下刪除選定項目。 她按一下確定來確認刪除。
    選取多份文件