日常ユーザー Susan: 文書の生成

Susan のような日常ユーザーは、文書設計、テンプレート、またはデータ・ソース構成に関する知識を必要とすることなく、最小限の手順で文書を生成できます。 Susan は、レポート設計者である Ryan が作成したレポートを使用して自分の文書を生成します。

このタスクについて

Susan は Ryan が使用可能にしたレポートを表示しており、Daily News レポートを生成したいと考えます。

手順

  1. Susan は Web アプリケーションの「生成」ページを開きます。
  2. 検索フィールドに news と入力して、目的のレポートを見つけます。
  3. 「生成」列の「文書の生成」 文書の生成 をクリックします。
    文書の生成
  4. データ・ソースの接続を求めるプロンプトが出されたら、レポート設計者が作成した Jazz™.net RSS 接続を選択します。
  5. タグ news を追加し、「報告結果の共有」チェック・ボックスをクリックして、チームの他のメンバーが文書生成の結果にアクセスできるようにします。
    「文書の生成」ウィンドウ
    注: 「Closing Page」テンプレート例では、endingTitle 変数の値の入力を求めるプロンプトが出されます。 End of Document のようなテキストを入力して、「次へ」をクリックします。
  6. 「生成」をクリックします。
  7. 「状況」列の「文書のダウンロード」 文書のダウンロード をクリックします。
    生成完了
  8. Susan に、.zip ファイルを開くか保存するように求めるプロンプトが出されます。 .zip ファイルを開き、生成された Microsoft Word ファイル、PDF ファイル、および log.zip ファイルを表示します。
  9. PDF ファイルを開き、文書が適切に生成されたことを確認します。
    上位 25 のニュース項目を示す PDF ファイル
  10. Susan は後でレポートを簡単に見つけられるように、「タグ」列の「タグの追加」 タグの追加 をクリックして jazz と入力します。
  11. Susan の上司は、この文書を毎日午前 10 時に生成することを求めています。 Susan は以下のように文書生成をスケジュールします。
    1. 「生成」ページに移動し、必要なレポートを見つけます。
    2. 「生成」列で、「後で生成」 後で生成 をクリックします。
    3. ジョブ・スケジュールの名前と説明を入力します。
    4. 頻度を「毎日」に設定し、カレンダーを使用してジョブの開始日と終了日を選択します。
    5. 「スケジュール」をクリックします。
  12. 翌日、Susan は Web アプリケーションにログインします。 製品バナーにある通知を見ます。 リンクをクリックすると、最近のジョブが失敗したことが分かります。
  13. 文書生成ジョブの概要を見るために、「ジョブ詳細の表示」アイコン ジョブ詳細の表示 をクリックします。
    「ジョブの詳細」ペイン
  14. ここで Susan は自分が生成した文書の最近のヒストリーを見たいと考えます。「ビュー」ページを開き、最近のジョブが成功したことを確認します。
    注: 「ダウンロード」列で、zip ファイル全体ではなく個々のファイルをダウンロードすることもできます。
    「生成された文書の表示」ペイン
  15. 必要な日次ダイジェスト文書が生成されたため、Susan は文書を上司に送信できます。 上司に Web アプリケーションへのアクセス権限があれば、Susan は文書へのリンクを送ることができます。
    1. 項目の URL をコピーするには、項目の「アクション」列で「リンクの表示」 「リンクの表示」アイコン アイコンをクリックします。
    2. 「リソース・リンク URL」ウィンドウで、リソースの URL をコピーします。
    3. Susan はリンク (例えば https://rpe.myserver.net/rpeng/api/jobresults/58101) を E メールにコピーし、上司に送信します。 Susan の上司がリンクを開くと、文書を開くか保存するように求めるプロンプトが出されます。
  16. ある日、Susan は上司から、今日の日次ダイジェスト文書は非常に重要であり、この文書を削除してはならないと伝えられました。 (文書削除のデフォルト設定は 30 日です。) Susan は、この文書が削除されないように、この文書をプロモートして保存することができます。
    1. 文書の「アクション」列で、「プロモート制御」 「プロモート」アイコン アイコンをクリックします。
    2. 定期クリーンアップ時に文書を削除しないという確認要求が出されたら「OK」をクリックします。
    3. レポート名に (Promoted) が付加されます。
      プロモートされたレポート
      レポートに関連付けられた文書、ログ、およびジョブ詳細がプロモートされます。 文書に関連付けられたファイルをプロモートまたはデモートできるのは、文書の所有者のみです。
  17. 1 週間後、Susan のチームでは締め切りが迫っているためにさまざまなレポートからの複数の文書の生成に忙しく、「ビュー」ページには多数の文書がリストされている状態です。 Susan は「Daily News」という名前の文書のみを見たいと思っています。 そこで、「グループ化基準」 > 「名前でグループ化」をクリックします。 文書名を展開して、この名前を持つすべての文書を見ることができるようになります。
    名前別にグループ化された文書
    注: Susan はまた、レポートをタグ別にグループ化して、文書のリストを絞り込むことができます。
    名前「Daily」でグループ化された文書
  18. 数日後、Susan は、生成した古い文書をいくつかクリーンアップしたいと思います。 削除したい文書のチェック・ボックスを選択して、「選択した項目を削除」をクリックします。 「OK」をクリックして削除を確認します。
    選択された複数の文書