Utilisateur : Génération de documents

Des utilisateurs tels que Suzanne peuvent générer des documents en quelques étapes seulement sans connaissances sur la conception de document, les canevas ou les configurations de sources de données. Suzanne utilise les rapports que Pierre, le concepteur de rapport, a créés pour lui permettre de générer ses documents.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Suzanne voit les rapports que Pierre a mis à sa disposition et souhaite générer le rapport Nouvelles quotidiennes.

Procédure

  1. Suzanne ouvre la page Génération de l'application Web.
  2. Elle recherche le rapport qui l'intéresse en entrant Nouvelles dans la zone de recherche.
  3. Elle clique sur Générer le document Générer le document dans la colonne Génération.
    Génération du document
  4. Lorsqu'elle est invitée à indiquer la connexion de source de données, elle sélectionne la connexion RSS Jazz.net que le concepteur de rapport a créée.
  5. Elle ajoute l'étiquette Nouvelles et sélectionne la case à cocher Partager les résultats du rapport pour que les autres membres de son équipe puissent accéder aux résultats de la génération du document.
    Fenêtre Générer le document
    Remarque : L'exemple de canevas de page de fin l'invite à indiquer une valeur pour la variable endingTitle. Entrez un texte tel que Fin du document et cliquez sur Suivant.
  6. Elle clique sur Générer.
  7. Elle clique sur Télécharger les documents Télécharger les documents dans la colonne Statut.
    Génération terminée
  8. Suzanne est invitée à ouvrir ou à sauvegarder le fichier .zip. Elle ouvre le fichier .zip et voit le fichier Microsoft Word généré, le fichier PDF et le fichier journal log.zip.
  9. Suzanne ouvre le fichier PDF pour vérifier que le document a été généré correctement.
    Fichier PDF comprenant les 25 principaux articles d'actualités
  10. Suzanne clique sur Ajouter des étiquettes Ajouter des étiquettes dans la colonne Etiquettes et saisit jazz de manière à pouvoir retrouver facilement le rapport.
  11. Le responsable de Suzanne lui a demandé de générer ce document tous les jours à 10 heures. Pour planifier la génération du document, procédez comme suit :
    1. Accédez à la page Génération et recherchez le rapport souhaité.
    2. Dans la colonne Générer, cliquez sur Générer ultérieurement Générer ultérieurement.
    3. Entrez le nom et la description du planning du travail.
    4. Définissez la fréquence sur Tous les jours et utilisez le calendrier pour sélectionner les dates de début et de fin du travail.
    5. Cliquez sur Planifier.
  12. Le lendemain, Suzanne se connecte à l'application Web. Elle voit une notification dans la bannière du produit. Lorsqu'elle clique sur le lien, elle constate qu'un travail récent a échoué.
  13. Pour afficher le récapitulatif de haut niveau du travail de génération de document, elle clique sur l'icône Afficher les détails du travail Afficher les détails du travail.
    Panneau Détails du travail
  14. A présent, Suzanne souhaite afficher le dernier historique des documents qu'elle a générés. Elle ouvre la page Affichage et constate que le dernier travail s'est terminé correctement.
    Remarque : Dans la colonne Téléchargement, Suzanne a également la possibilité de télécharger des fichiers individuels au lieu du fichier compressé complet.
    Panneau Afficher les documents générés
  15. Maintenant que Suzanne a généré le document de synthèse quotidien dont elle a besoin, elle peut l'envoyer à son responsable. Si ce dernier a accès à l'application Web, Suzanne peut lui envoyer le lien vers le document :
    1. Pour copier l'URL de l'élément, dans la colonne Actions pour l'élément, cliquez sur l'icône Afficher le lien Icône Afficher le lien.
    2. Dans la fenêtre URL du lien vers la ressource, copiez l'URL de la ressource.
    3. Suzanne copie le lien dans un courrier électronique et l'envoie à son responsable. Par exemple, https://rpe.myserver.net/rpeng/api/jobresults/58101. Le responsable de Suzanne ouvre le lien et est invité à ouvrir ou sauvegarder le document.
  16. Un jour, le directeur de Suzanne lui dit que le document historique quotidien d'aujourd'hui est très important et qu'il ne doit pas être supprimé. (Le paramètre par défaut de suppression des documents est de 30 jours.) Suzanne peut promouvoir ce document pour le conserver afin qu'il ne soit pas supprimé.
    1. Dans la colonne Actions du document, cliquez sur l'icône Promouvoir les contrôles Promouvoir les contrôles.
    2. Cliquez sur OK lorsque vous y êtes invité pour empêcher la suppression du document pendant le nettoyage normal.
    3. Le suffixe (Promu) est maintenant ajouté au nom du rapport.
      Rapport promu
      Les documents, journaux et détails du travail associés au rapport sont à présent promus. Seul le propriétaire du document peut promouvoir ou rétrograder les fichiers associés au document.
  17. Une semaine plus tard, l'équipe de Suzanne a été très occupée à générer plusieurs documents provenant de différents rapports pour une prochaine échéance et il existe un grand nombre de documents affichés sur la page de vue. Suzanne ne souhaite voir que les documents nommés Nouvelles quotidiennes. Elle clique alors sur Regrouper par > Regrouper par nom. Maintenant, elle peut développer le nom du document pour afficher tous les documents portant ce nom.
    Documents regroupés par nom
    Remarque : Suzanne peut également regrouper les rapports par étiquette pour limiter la liste des documents.
    Documents regroupés par le nomQuotidien
    .
  18. Quelques jours plus tard, Suzanne souhaite nettoyer certains des anciens documents qu'elle a générés. Elle sélectionne les cases à cocher en regard des documents qu'elle veut supprimer et clique sur Suppression sélectionnée. Elle clique sur OK pour confirmer la suppression.
    Plusieurs documents sélectionnés