A dokumentumsablonok .dta (dokumentumsablon archívum) kiterjesztéssel rendelkező önálló archív fájlok. A Rational Publishing Engine sablonok némileg különböznek a más termékekkel biztosított sablonoktól. Más termékeknél a sablonok példa műtermékek, amelyek előre ki vannak töltve adatokkal, hogy tanulhasson azokból, és személyre szabhassa azokat. A Rational Publishing Engine termékben a sablonok a jelentés kimenetének strukturálására szolgáló alapfájlok. A sablonok tartalmazhatnak előre megadott információkat, ha valaki más sablonját használja kiindulásul, de az új sablonok üresek.
A korábbi IBM® Rational Publishing Engine változatokkal létrehozott dokumentumsablonok is működnek a legfrissebb változattal. Ha azonban az adatszolgáltató nem támogatja a Rational Publishing Engine sablonszerkezet legfrissebb változatát, akkor beállítható úgy a sablonváltozat, hogy a korábbi Rational Publishing Engine változatokból származó sablonszerkezetet használja.
Statikus és dinamikus tartalmat egyaránt felvehet a dokumentumsablonokba. A statikus tartalom a sablon megtervezésekor megadott szöveget és képeket jelenti. A dinamikus tartalmat azok az adatok képviselik, amelyeket a dokumentum előállításakor szerez be az adatforrásokból. A sablon formázási információkat is megad, habár bizonyos adatok megtarthatják azt a formázást, amely beléjük van ágyazva az adatforrásban.
Amikor egy adatforrás nem pontosan illeszkedik az adatforrássémához, akkor a Rational Publishing Engine csak a sémának megfelelő elemeket dolgozza fel és figyelmen kívül hagyja a nem kritikus hibákat. Például, ha szerepel a sablonban egy Rational DOORS status attribútum, és a tényleges adatforrás (a Rational DOORS modul) nem rendelkezik ezzel az attribútummal, akkor alapértelmezés szerint folytatódik a dokumentumelőállítás.
A Rational Publishing Engine biztosítja a mechanizmusokat a sémák létrehozásához vagy beszerzéséhez számos adatforrásból, pl. a IBM Rational DOORS, és Rational REST adatforrásokból. A szabványos sémameghatározással kapcsolatos további információkat itt talál: http://www.w3.org/XML/Schema. Lehetősége van külső alkalmazás használatára a séma előállításához XML adatokból.
Sablonok importálásakor lehetősége van dinamikusan hivatkozni rájuk vagy fizikailag beágyazni őket. Amikor dinamikusan hivatkozik egy sablonra vagy tartalmazott fájlra, akkor a kimenet előállításakor az előállított sablon kimeneti típustól függően felvesz az adott sablonra vagy fájlra mutató hivatkozást, vagy pedig betölti az importált sablon tartalmát. Amikor fizikailag beágyaz egy sablont vagy fájlt, akkor nem a futás során, hanem azonnal importálja annak tartalmát a mestersablonba.
Ha ütközések vannak a mestersablon és a hivatkozott vagy beágyazott sablon között, akkor a rendszer felszólítja az ütközések feloldására. Például a különböző adatforrássémákból adódhatnak ütközések. Ha eltérőek az adatforrássémák, az ütközések feloldása érdekében az importált sablonból származó sémát felveheti a mestersablonba.