Crear ciclos de vida de comunidad

Puede modificar un proceso de ciclo de vida maestro para el ciclo de vida de un activo para crear un proceso personalizado para la administración, visibilidad y revisión de activos.

Antes de empezar

Para crear un ciclo de vida de comunidad, debe ser un administrador de comunidad.

Acerca de esta tarea

Más información sobre los ciclos de vida personalizados:
Los ciclos de vida son flexibles y se pueden utilizar para varios fines:
  • Proporcionar un flujo de trabajo para que los activos se desarrollen a lo largo del tiempo: todos los ciclos de vida utilizan un flujo de trabajo. Los administradores de repositorio definen el flujo de trabajo cuando se crea un ciclo de vida maestro. Un flujo de trabajo consta de estados y de transiciones entre estados. Por ejemplo, el flujo de trabajo Estándar tiene tres estados. Los activos entran en el estado Borrador y, a continuación, pueden pasar a un estado Revisar. Una vez revisado y aprobado el activo, puede pasar al estado Aprobado. Para cada estado puede modificar quién puede ver, revisar o votar por el activo y puede configurar políticas a ejecutar.

    Puede utilizar los flujos de trabajo incluidos en el producto, o puede crear flujos de trabajo adicionales para el repositorio.

  • Especificar qué activos pueden entrar en un ciclo de vida: puede configurar condiciones para especificar qué activos de un tipo o categoría de activo en particular debe entrar en un ciclo de vida maestro o de comunidad específico. Por ejemplo, puede especificar que los activos del tipo Documentación deben entrar en un ciclo de vida maestro y que los activos del tipo Documentación que también están en la categoría Presentación deben entrar en un ciclo de vida maestro diferente. En un ciclo de vida de nivel de comunidad que utiliza el ciclo de vida maestro Presentación, puede añadir la condición de que los activos categorizados como Diapositiva utilicen este ciclo de vida.
  • Asignar usuarios para guiar activos a través de ciclos de vida: para cada ciclo de vida del repositorio, comunidad y niveles de activo, puede asignar que un usuario sea el gestor de ciclo de vida. Un gestor de ciclo de vida guía un activo a través de su ciclo de vida ajustando el ciclo de vida y gestionando los revisores del activo. Para obtener más información sobre los gestores de ciclo de vida, consulte el apartado Roles adicionales para ciclos de vida de activos. Para obtener más información sobre cómo ajustar el ciclo de vida para un único activo, consulte Modificar los ciclos de vida para activos individuales.
  • Asignar usuarios para realizar comentarios, modificar o aprobar activos: para cada estado del flujo de trabajo de un ciclo de vida, puede asignar expertos en la materia u otras partes interesadas en el asunto para que sean revisores. Los revisores pueden ver, realizar comentarios sobre activos y, opcionalmente, modificarlos o votarlos. Para obtener más información sobre revisores, consulte Roles adicionales para ciclos de vida de activos.
  • Configurar políticas que prueban o modifican activos: en cada estado del activo puede configurar políticas. Las políticas son scripts o macros que pueden probar o modificar un activo. Por ejemplo, puede probar un activo para asegurarse de que tenga un nombre exclusivo. Puede controlar cuándo y con qué frecuencia se ejecuta una política. Puede utilizar políticas para imponer restricciones y administrar activos programáticamente. Para obtener más información sobre las políticas disponibles y cómo configurarlas, consulte Políticas de ciclos de vida.
  • Configurar requisitos para que los activos se muevan de un estado a otro: para cada transición, debe configurar condiciones de salida que se deben cumplir para que el activo se mueva entre estados. Por ejemplo, para que un activo se mueva del estado Revisar al estado Aprobado, puede necesitar que al menos tres revisores aprueben el activo y que haya pasado todas las políticas de prueba.

En el nivel de ciclo de vida de comunidad, no puede eliminar los requisitos establecidos para un ciclo de vida maestro. Solo el administrador de repositorio puede modificar un ciclo de vida maestro.

Procedimiento

  1. Inicie una sesión en la aplicación web de .
  2. Pulse Comunidades.
  3. Pulse Ciclos de vida maestros.
  4. En la sección Ciclos de vida, pulse Nuevo ciclo de vida.
  5. Seleccione el ciclo de vida que desee personalizar y pulse Siguiente.
  6. Opcional: Edite el nombre y la descripción del ciclo de vida maestro:
    1. En el campo Nombre, especifique un nombre para el ciclo de vida de comunidad.
    2. En el campo Descripción, especifique una descripción para el ciclo de vida de comunidad. Por ejemplo, describa qué activos forman parte de este ciclo de vida o quién está en la junta de revisión.
  7. Defina los tipos o las categorías de activos a los que se aplica este ciclo de vida:
    1. Para navegar a la configuración general del ciclo de vida, en el diagrama de flujo de trabajo pulse el nombre del ciclo de vida situado en la parte superior. Como alternativa, en la lista Actualmente configurando seleccione el primer elemento.
    2. Pulse Añadir condición.
    3. En la sección Condiciones, seleccione Tipo de activo o Categorización en la lista.
    4. En la lista siguiente, seleccione es o no es.
    5. Seleccione una categoría o un tipo de activo.
    6. Pulse Añadir. Se visualizará la condición.
    7. Para añadir más condiciones, seleccione AND u OR y pulse el icono Añadir icono Añadir condición. Puede anidar condiciones para crear consultas complicadas.
    8. Para eliminar condiciones que ha creado, pulse Eliminar.
  8. Añada o modifique gestores de ciclo de vida. Los gestores de ciclo de vida pueden ajustar el ciclo de vida para activos individuales e invitar a más revisores:
    1. Para navegar a la configuración general del ciclo de vida, en el diagrama de flujo de trabajo pulse el nombre del ciclo de vida situado en la parte superior. Como alternativa, en la lista Actualmente configurando seleccione el primer elemento.
    2. Pulse Añadir gestores de ciclo de vida.
    3. En la ventana Añadir gestores de ciclo de vida del menú Ámbito de búsqueda icono Ámbito de búsqueda, seleccione Usuarios o Grupos de usuarios. Escriba una parte de un nombre de usuario o grupo y pulse Buscar. Seleccione un usuario o grupo y a continuación pulse Añadir.
    4. Para asignar automáticamente el rol de Gestor de ciclo de vida a los propietarios de los activos de este ciclo de vida, seleccione Incluir propietarios de activos como gestores de ciclo de vida.
    5. Para eliminar usuarios o grupos de usuarios que ha añadido, pulse el enlace Eliminar correspondiente al usuario o el grupo.
  9. Añada usuarios o grupos de usuarios para revisar el activo mientras éste se encuentra en un estado determinado. Los revisores pueden ver y realizar comentarios sobre activos y, opcionalmente, modificarlos y votarlos. Para añadir revisores:
    1. En el diagrama de flujo de trabajo, pulse un estado para modificarlo o seleccione un estado de la lista Actualmente configurando. Pulse Ir. Se visualizarán los detalles del estado.
    2. Opcional: Para que esta revisión solo esté visible para los revisores y los gestores de ciclo de vida, marque el recuadro de selección Revisión privada. Cuando se marca este recuadro de selección, un icono de bloqueado se añade al estado en el diagrama de flujo de trabajo.
    3. Opcional: Para cambiar los permisos sobre quién puede ver o cambiar activos que se encuentran en el estado seleccionado, pulse Avanzadas y seleccione una de estas opciones:
      • Sin cambios: los valores de la comunidad determinan los usuarios a los que les otorga el permiso para ver o modificar activos. Esta opción es la selección predeterminada.
      • Alterar permisos de modificación: solo se puede otorgar el permiso de visualización o modificación de activos a los revisores especificados en este ciclo de vida.
      • Alterar temporalmente todo: solo se puede otorgar el permiso de ver o modificar activos a los revisores especificados en este ciclo de vida.
    4. Pulse Añadir revisores.
    5. En la ventana "Añadir usuarios o grupos de usuarios", del menú Ámbito de búsqueda icono Ámbito de búsqueda, seleccione Usuarios o Grupos de usuarios. Escriba una parte de un nombre de usuario o grupo y pulse Buscar. Seleccione un usuario o grupo y a continuación pulse Añadir.
    6. Para que un usuario o un grupo de usuarios pueda modificar el activo mientras está en este estado, seleccione Permitir la edición.
    7. Para permitir que un usuario o grupo de usuarios apruebe o rechace este activo, seleccione Aprobador.
    8. Para borrar todas las aprobaciones o rechazos cuando se modifica el activo, en la lista Reiniciar revisión, seleccione En la actualización de activo.
    9. Para eliminar usuarios o grupos de usuarios que ha añadido, pulse el enlace Eliminar correspondiente al usuario o el grupo.
    Consejo: Cuando se añaden revisores y gestores de ciclo de vida a un ciclo de vida maestro o de comunidad, sus nombres incluyen el término (Heredado) en la configuración de ciclo de vida de comunidad o de activo. Puede ver de qué ciclo de vida se hereda el revisor o el gestor de ciclo de vida colocando el cursor sobre el texto (Heredado).
  10. Añada instrucciones adicionales para los revisores. Puede proporcionar contexto adicional o detalles específicos que los revisores pueden consultar al revisar el activo.
    1. Después de añadir usuarios como revisores, vaya a la sección Instrucciones de revisor.
    2. Pulse Añadir para añadir un nuevo conjunto de instrucciones. Si existen instrucciones, pulse Editar para modificarlas. Si las instrucciones se han especificado en el nivel maestro, se abrirá la sección Instrucciones heredadas, pero no podrá editarse.
    3. Especifique instrucciones para los revisores. Puede utilizar el editor de texto enriquecido para editar el estilo, crear enlaces o incluir imágenes en las instrucciones. Estas instrucciones las heredan todos ciclos de vida de activo que utilizan este ciclo de vida de comunidad. Las instrucciones del revisor también se incluyen en la notificación de correo electrónico que los usuarios reciben cuando se añaden como revisores.
  11. Añada o modifique políticas para que se ejecuten automáticamente durante un estado. Las políticas son scripts que pueden modificar activos o probar que cumplen determinadas condiciones. Para obtener más información sobre las políticas predeterminadas, consulte la sección Políticas de ciclos de vida.
    1. En el diagrama de flujo de trabajo, pulse un estado para modificarlo o seleccione un estado de la lista Actualmente configurando. Pulse Ir.
    2. Pulse Añadir políticas.
    3. En el campo Añadir políticas, seleccione una política. Para filtrar la lista de políticas, escriba palabras clave en el campo de texto. No utilice caracteres comodín, como por ejemplo asteriscos (*).
    4. Pulse Añadir.
    5. Pulse Configurar para seleccionar opciones para la política. Para obtener información sobre las opciones para las políticas predeterminadas, consulte Políticas de ciclos de vida.
    6. Seleccione cuándo desea que se ejecute la política:
      • Para ejecutar la política cada vez que se modifique el activo mientras está en este estado, seleccione Guardado de activo.
      • Para ejecutar la política cuando el activo entra en este estado, seleccione Entrada al estado.
      • Para ejecutar la política cuando un gestor de ciclo de vida cambia el estado del activo, seleccione Acción.
      • Para ejecutar la política cuando alguien intenta suprimir el activo mientras se encuentra en este estado, seleccione Suprimir. Si la política se ejecuta satisfactoriamente o con un aviso, se suprime el activo.
      • Para ejecutar la política después de que un periodo de tiempo especificado, seleccione Temporizador y especifique un período de tiempo para que se ejecute la política posteriormente. El temporizador se inicia cuando un activo entra en este estado de activo.
    7. Opcional: Configure una condición de salida que utilice la política. Cuando añada una política y pulse Guardar para guardar la configuración de ciclo de vida, se le notificará que la política no se utiliza en una condición de salida. No es necesario que añada una condición de salida, pero si añade una condición de política en el paso 14, el mensaje no se visualizará.
    8. Las políticas se ejecutan de arriba hacia abajo. Para mover una política hacia arriba o hacia abajo, utilice los iconos de flecha icono para subir o bajar una política.
    9. Para eliminar una política, pulse el enlace Eliminar de la política.
  12. Defina las condiciones que se deben cumplir para que los activos cambien de estado, ya sea automática o manualmente:
    1. En el diagrama de flujo de trabajo, pulse la flecha de una acción entre estados o seleccione la acción en la lista Configurando actualmente. A continuación, pulse Ir.
    2. En la sección Condiciones, seleccione una acción de la lista:
      Acción manual
      Un gestor de ciclo de vida intenta cambiar el estado. Para obtener más información, consulte Cambiar el estado del ciclo de vida de los activos.
      Consejo: Si elimina la condición Acción manual, un activo cambia de estado automáticamente si cumple todas las condiciones especificadas. El usuario no tiene que cambiar manualmente el estado del activo.
      Tipo de activo
      El activo debe ser de este tipo de activo o no para cambiar de estado.
      Categorización
      El activo debe tener una categoría o no para cambiar de estado.
      Número de aprobaciones
      Número mínimo de aprobaciones de todos los usuarios o de un grupo de usuarios que es necesario para cambiar de estado.
      Número de rechazos
      Número mínimo de rechazos de todos los usuarios o de un grupo de usuarios que es necesario para cambiar de estado.
      Aprobado por
      Un usuario que debe aprobar el activo para cambiar de estado. Si el usuario que selecciona aún no es un revisor para el estado apropiado, ese usuario se añade automáticamente.
      Rechazado por
      Un usuario que debe rechazar el activo para cambiar de estado. Si el usuario que selecciona aún no es un revisor para el estado apropiado, ese usuario se añade automáticamente.
      Política: nombre de política
      La política especificada debe pasar o no, generar un aviso o fallar al cambiar de estado. Para utilizar esta acción, añada políticas al estado de ciclo de vida del que está saliendo el activo. Cuando añade una política a un estado, se le solicita que añada una condición de salida. No es necesario que añada una condición. Sin embargo, si añade una condición a la transición, el mensaje ya no se visualiza.
    3. Configure la acción y pulse Añadir.
    4. Para añadir más condiciones, seleccione AND u OR y pulse el icono Añadir icono Añadir condición. Puede anidar condiciones para crear consultas complicadas.
    5. Para eliminar condiciones que ha creado, pulse Eliminar.
    Recuerde: Si no configura ninguna condición para una acción entre estados, los activos se mueven al estado siguiente automáticamente.
  13. Pulse Guardar. Para guardar el ciclo de vida y cerrar la configuración, pulse Guardar y finalizar.

Resultados

El ciclo de vida de comunidad está disponible y se aplica a los activos de la comunidad con las condiciones que haya definido.

Qué hacer a continuación

Ahora, los usuarios pueden revisar y gestionar activos con el ciclo de vida en el nivel de comunidad o de activo. Para obtener más información, consulte Revisar y aprobar activos.

Puede revisar los permisos de los usuarios para los ciclos de vida en el nivel de comunidad pulsando la pestaña Ciclos de vida y Ver informe de permiso de ciclo de vida.


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