Créer des cycles de vie de communauté

Vous pouvez modifier un processus de cycle de vie maître pour le cycle de vie d'un actif afin de créer un processus personnalisé pour la gouvernance, la visibilité et la révision des actifs.

Avant de commencer

Pour créer un cycle de vie de commnunauté, vous devez être administrateur de communauté.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

En savoir plus sur les cycles de vie personnalisés :
Les cycles de vie personnalisés sont flexibles et peuvent être utilisés à différentes fins :
  • Fournir un flux de travaux pour le développement des actifs : tous les cycles de vie utilisent un flux de travaux. Les administrateurs de référentiels définissent le flux de travaux lorsqu'un cycle de vie maître est créé. Un flux de travaux se compose d'états et de transitions entre les états. Par exemple, le flux de travaux standard a trois états. Les actifs ont l'état Brouillon et peuvent ensuite passer à l'état Révision. Une fois les actifs révisés et approuvés, ils peuvent passer à l'état Approuvé. Pour chaque état, vous pouvez modifier qui peut voir ou réviser l'actif, ou encore voter pour l'actif, et vous pouvez configurer des stratégies à exécuter.

    Vous pouvez utiliser les flux de travaux inclus avec le produit ou créer des flux de travaux supplémentaires pour le référentiel.

  • Spécifier les actifs pouvant intégrer un cycle de vie : vous pouvez configurer des conditions pour indiquer que les actifs d'un type ou d'une catégorie spécifique doivent intégrer un cycle de vie maître ou de communauté particulier. Par exemple, vous pouvez spécifier que les actifs de type Documentation doivent intégrer un cycle de vie maître et que les actifs de type Documentation également catégorisés comme Présentation doivent intégrer un cycle de vie maître différent. Dans un cycle de vie au niveau de la communauté qui utilise le cycle de vie maître Présentation, vous pouvez ajouter une condition indiquant que les actifs catégorisés sous forme de Diapositives doivent utiliser ce cycle de vie.
  • Affecter des utilisateurs pour guider les actifs tout au long des cycles de vie : pour chaque cycle de vie aux niveaux du référentiel, de la communauté et de l'actif, vous pouvez affecter un utilisateur comme gestionnaire de cycle de vie. Un gestionnaire de cycle de vie guide un actif tout au long de son cycle de vie en ajustant ce dernier et en gérant les réviseurs de l'actif. Pour plus d'informations sur les gestionnaires de cycle de vie, voir la rubrique Rôles supplémentaires pour les cycles de vie d'actifs. Pour plus d'informations sur l'ajustement du cycle de vie d'un actif unique, voir Modification des cycles de vie d'actifs spécifiques.
  • Affecter des utilisateurs pour commenter, modifier ou approuver les actifs : pour chaque état dans le flux de travaux d'un cycle de vie, vous pouvez désigner des experts de domaine ou d'autres parties intéressées en tant que réviseurs. Les réviseurs peuvent visualiser, commenter et éventuellement modifier des actifs ou voter pour ceux-ci. Pour plus d'informations sur les réviseurs, voir Rôles supplémentaires pour les cycles de vie d'actifs.
  • Configurer des stratégies pour tester ou modifier les actifs : quel que soit l'état de l'actif, vous pouvez configurer des stratégies. Les stratégies sont des scripts ou des macros qui permettent de tester ou de modifier un actif. Par exemple, vous pouvez tester un actif pour vérifier que son nom est unique. Vous pouvez contrôler quand et à quelle fréquence s'exécute une stratégie. Les stratégies vous permettent d'appliquer des restrictions et d'administrer les actifs à l'aide d'un programme. Pour plus d'informations sur les stratégies disponibles et leur configuration, voir Stratégies applicables aux cycles de vie.
  • Configurer les conditions pour que les actifs passent d'un état à un autre : pour toutes les transitions, vous devez configurer des conditions de sortie à respecter pour que l'actif passe d'un état à un autre. Par exemple, pour qu'un actif passe de l'état Révision à l'état Approuvé, vous pouvez exiger qu'au moins trois réviseurs aient approuvé l'actif et qu'il ait réussi toutes les stratégies de test.

Au niveau du cycle de vie de communauté, vous ne pouvez pas supprimer les conditions requises définies pour un cycle de vie maître. Seul l'administrateur de référentiels peut modifier un cycle de vie maître.

Procédure

  1. Connectez-vous à l'application Web d'.
  2. Cliquez sur Communautés.
  3. Cliquez sur Cycles de vie maîtres.
  4. Dans la section Cycles de vie, cliquez sur Nouveau cycle de vie.
  5. Sélectionnez un cycle de vie maître à personnaliser et cliquez sur Suivant.
  6. Facultatif : Editez le nom et la description du cycle de vie maître :
    1. Dans la zone Nom, entrez un nom pour le cycle de vie de communauté.
    2. Dans la zone Description, entrez une description du cycle de vie de communauté. Par exemple, décrivez les actifs qui font partie de ce cycle de vie ou qui sont membres du comité de révision.
  7. Définissez les types ou les catégories d'actifs auxquels ce cycle de vie s'applique :
    1. Pour accéder la configuration générale du cycle de vie, cliquez sur le nom du cycle de vie en haut du diagramme de flux de travaux. Vous pouvez également sélectionner le premier élément dans la liste Configuration en cours.
    2. Cliquez sur Ajouter une condition.
    3. Dans la section Conditions, sélectionnez Type d'actif ou Catégorisation dans la liste.
    4. Dans la liste suivante, sélectionnez est ou n'est pas.
    5. Sélectionnez une catégorie ou un type d'actif.
    6. Cliquez sur Ajouter. La condition s'affiche.
    7. Pour ajouter des conditions supplémentaires, sélectionnez ET ou OU et cliquez sur l'icône Ajouter icône Ajouter une condition. Vous pouvez imbriquer des conditions pour créer des requêtes complexes.
    8. Pour supprimer des conditions que vous avez créées, cliquez sur Supprimer.
  8. Ajoutez ou modifiez des gestionnaires de cycle de vie. Gestionnaires de cycle de vie peuvent ajuster le cycle de vie des actifs et inviter des réviseurs supplémentaires :
    1. Pour accéder la configuration générale du cycle de vie, cliquez sur le nom du cycle de vie en haut du diagramme de flux de travaux. Vous pouvez également sélectionner le premier élément dans la liste Configuration en cours.
    2. Cliquez sur Ajouter des gestionnaires de cycle de vie.
    3. Dans la fenêtre Ajouter des gestionnaires de cycle de vie , dans le menu Portée de la recherche icône Portée de la recherche, sélectionnez Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs. Entrez une partie du nom de l'utilisateur ou du groupe d'utilisateurs, puis cliquez sur l'icône Rechercher. Sélectionnez un utilisateur ou un groupe, puis cliquez sur Ajouter.
    4. Pour attribuer automatiquement le rôle de gestionnaire de cycle de vie aux propriétaires d'actifs du cycle de vie, sélectionnez Inclure les propriétaires d'actifs en tant que gestionnaires du cycle de vie.
    5. Pour supprimer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs que vous avez ajoutés, cliquez sur le lien Supprimer de l'utilisateur ou du groupe.
  9. Ajoutez les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs à réviser lorsque l'actif est dans un état particulier. Les réviseurs peuvent visualiser et commenter les actifs, et éventuellement modifier et voter pour des actifs. Pour ajouter des réviseurs :
    1. Dans le diagramme du flux de travaux, cliquez sur un état à modifier ou sélectionnez-en un dans la liste Configuration en cours. Cliquez sur Aller. Les détails de l'état s'affichent.
    2. Facultatif : Pour que seuls les réviseurs et les gestionnaires de cycle de vie puissent voir cette révision, cochez la case Révision privé. Lorsque cette case est cochée, une icône verrouillée est ajoutée à l'état dans le diagramme du flux de travaux.
    3. Facultatif : Pour modifier les droits d'accès des personnes autorisées à visualiser ou apporter des modifications à l'actif dans l'état sélectionné, cliquez sur Avancé et choisissez l'une des options suivantes :
      • Pas de modification : les utilisateurs disposant d'un droit de modification ou d'affichage sont déterminés par les paramètres de la communauté. Cette option est la sélection par défaut.
      • Remplacer les droits de modification : seuls les réviseurs indiqués dans ce cycle de vie peuvent obtenir un droit de modification des actifs.
      • Remplacer tout : seuls les réviseurs indiqués dans ce cycle de vie peuvent obtenir un droit de modification ou d'affichage des actifs.
    4. Cliquez sur Ajouter des réviseurs.
    5. Dans la fenêtre "Ajouter des réviseurs", , dans le menu Portée de la recherche icône Portée de la recherche, sélectionnez Utilisateurs ou Groupes d'utilisateurs. Entrez une partie du nom de l'utilisateur ou du groupe d'utilisateurs, puis cliquez sur l'icône Rechercher. Sélectionnez un utilisateur ou un groupe, puis cliquez sur Ajouter.
    6. Pour autoriser un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs à modifier l'actif lorsqu'il est dans cet état, sélectionnez Permettre l'édition.
    7. Pour autoriser un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs à approuver ou rejeter cet actif, sélectionnez Valideur.
    8. Pour annuler toutes les approbations et rejets lorsque l'actif est modifié, sélectionnez Lors de la mise à jour de l'actif dans la liste Redémarrer la révision.
    9. Pour supprimer des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs que vous avez ajoutés, cliquez sur le lien Supprimer de l'utilisateur ou du groupe.
    Conseil : Lorsque les réviseurs et les gestionnaires de cycle de vie sont ajoutés à un cycle de vie maître ou de la communauté, leurs noms incluent (Hérité) dans la communauté ou la configuration du cycle de vie de l'actif. Vous pouvez voir de quel cycle de vie le gestionnaire de cycle de vie ou le réviseur est hérité en passant la souris sur le texte (Hérité).
  10. Ajoutez des instructions supplémentaires pour les réviseurs. Vous pouvez fournir un contexte supplémentaire ou des détails spécifiques de référence pour les réviseurs lors de la révision d'un actif.
    1. Après avoir ajouté des utilisateurs comme réviseurs, accédez à la section Instructions des réviseurs.
    2. Pour ajouter un nouvel ensemble d'instructions, cliquez sur Ajouter. Si des instructions existent, cliquez sur Editer pour les modifier. Si les instructions existantes ont été saisies au niveau maître, la section Instructions héritées s'ouvre sans pouvoir être modifiée.
    3. Saisissez les instructions des réviseurs. Vous pouvez utiliser l'éditeur de texte enrichi pour éditer le style, créer des liens, ou inclure des images avec les instructions. Ces instructions sont héritées par chaque cycle de vie d'actif qui utilise ce cycle de vie de communauté. Les instructions des réviseurs sont également incluses dans la notification par courrier électronique que les utilisateurs reçoivent lorsqu'ils sont ajoutés en tant que réviseurs.
  11. Ajoutez ou modifiez des stratégies devant s'exécuter automatiquement lorsque l'actif est dans un état spécifique. Les stratégies sont des scripts qui permettent de modifier des actifs ou de tester le respect de certaines conditions. Pour plus d'informations sur les stratégies par défaut, voir Stratégies applicables aux cycles de vie.
    1. Dans le diagramme du flux de travaux, cliquez sur un état à modifier ou sélectionnez-en un dans la liste Configuration en cours. Cliquez sur Aller.
    2. Cliquez sur Ajouter des stratégies.
    3. Dans la fenêtre Ajouter une stratégie, sélectionnez une stratégie. Pour filtrer la liste des stratégies, vous pouvez saisir des mots clés dans la zone de texte. N'utilisez pas de caractères génériques, tels que des astérisques (*).
    4. Cliquez sur Ajouter.
    5. Cliquez sur Configurer pour sélectionner des options pour la stratégie. Pour plus d'informations sur les options de stratégies par défaut, voir Stratégies applicables aux cycles de vie.
    6. Sélectionnez le moment où la stratégie doit être exécutée :
      • Pour exécuter la stratégie chaque fois que l'actif est modifié lorsqu'il est dans cet état, sélectionnez Sauvegarde de l'actif.
      • Pour exécuter la stratégie lorsque l'actif passe à cet état, sélectionnez Passage à l'état.
      • Pour exécuter la stratégie lorsqu'un gestionnaire de cycle de vie change l'état de l'actif, sélectionnez Action.
      • Pour exécuter la stratégie quand une personne tente de supprimer l'actif lorsqu'il est dans cet état, sélectionnez Supprimer. Si la stratégie s'exécute sans erreur ou avec un avertissement, l'actif est supprimé.
      • Pour exécuter la stratégie après un délai spécifié, sélectionnez Minuteur et indiquez une période après laquelle la stratégie doit s'exécuter. Le minuteur démarre lorsqu'un actif passe à cet état.
    7. Facultatif : Configurez une condition de sortie qui utilise la stratégie. Lorsque vous ajoutez une stratégie et cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la configuration du cycle de vie, un message vous avertit que la stratégie n'est pas utilisée dans une condition de sortie. Vous n'êtes pas obligé d'ajouter une condition de sortie, mais si vous ajoutez une condition de stratégie à l'étape 14, le message ne s'affiche pas.
    8. Les stratégies s'exécutent dans l'ordre descendant. Pour déplacer une stratégie vers le haut ou vers le bas, utilisez les icônes de flèches icône permettant de déplacer une stratégie vers le haut ou vers le bas.
    9. Pour supprimer une stratégie, cliquez sur le lien Supprimer pour cette stratégie.
  12. Définissez les conditions qui doivent être remplies pour changer l'état d'un actif, que ce soit automatiquement ou manuellement :
    1. Dans le diagramme du flux de travaux, cliquez sur une flèche d'action entre les états ou sélectionnez l'action dans la liste Configuration en cours. Cliquez ensuite sur Mettre à jour.
    2. Dans la section Conditions, sélectionnez une action dans la liste :
      Action manuelle
      Un gestionnaire de cycle de vie tente de changer l'état. Pour plus d'informations, reportez-vous à Changer l'état du cycle de vie des actifs.
      Conseil : Si vous supprimez la condition Action manuelle, un actif change automatiquement d'état s'il remplit toutes les conditions que vous avez spécifiées. Un utilisateur n'aura pas besoin de tenter de modifier l'état de l'actif.
      type d'actif
      L'actif doit ou ne doit pas être de ce type pour changer d'état.
      Catégorisation
      L'actif doit ou ne doit pas avoir une catégorie pour changer d'état.
      Nombre d'approbations
      Nombre minimal d'approbations provenant de tous les utilisateurs ou d'un groupe d'utilisateurs pour modifier les états.
      Nombre de rejets
      Nombre minimal de rejets provenant de tous les utilisateurs ou d'un groupe d'utilisateurs pour changer l'état.
      Approuvé par
      Utilisateur unique chargé d'approuver l'actif pour modifier les états. Si l'utilisateur que vous sélectionnez n'est pas déjà un réviseur pour l'état approprié, il est automatiquement ajouté.
      Rejeté par
      Utilisateur chargé de rejeter le changement d'état de l'actif. Si l'utilisateur que vous sélectionnez n'est pas déjà un réviseur pour l'état approprié, il est automatiquement ajouté.
      Stratégie : nom de la stratégie
      La stratégie spécifiée doit ou ne doit pas réussir, s'exécuter avec avertissement ou échouer à modifier les états. Pour utiliser cette action, ajoutez des stratégies à l'état du cycle de vie dont l'actif provient. Lorsque vous ajoutez une stratégie à un état, vous êtes invité à ajouter une condition de sortie. Vous n'êtes pas autorisé à ajouter une condition. Toutefois, lorsque vous ajoutez une condition à la transition, le message n'est plus affiché.
    3. Configurez l'action et cliquez sur Ajouter.
    4. Pour ajouter des conditions supplémentaires, sélectionnez ET ou OU et cliquez sur l'icône Ajouter icône Ajouter une condition. Vous pouvez imbriquer des conditions pour créer des requêtes complexes.
    5. Pour supprimer des conditions que vous avez créées, cliquez sur Supprimer.
    A faire : Si vous ne configurez pas de condition pour une action entre états, les actifs se déplacent automatiquement vers l'état suivant.
  13. Cliquez sur Enregistrer. Pour enregistrer le cycle de vie et fermer la configuration, cliquez sur Sauvegarder et terminer.

Résultats

Le cycle de vie de communauté est disponible et s'applique aux actifs de la communauté selon les conditions que vous avez définies.

Que faire ensuite

Les utilisateurs peuvent maintenant réviser et gérer des actifs avec votre cycle de vie au niveau de la communauté ou de l'actif. Pour plus d'informations, reportez-vous à Réviser et approuver des actifs.

Vous pouvez réviser les droits d'utilisateur pour les cycles de vie au niveau de la communauté en cliquant sur l'onglet Cycles de vie et sur Afficher le rapport des droits d'accès aux cycles de vie.


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