レコードを定義した後に、分割されたレコードをさらに分割して、より詳しいデータ参照を行うようにできます。
例えば、百貨店のカスタマー・ファイルの場合に、1 人のカスタマーに関するすべてのデータを 1 つのレコードに完全に収容することができるとします。 そのレコードを分割したものが、顧客名、顧客住所、顧客番号、販売部門番号、販売単価、販売金額、それまでの残高、およびその他の付随情報であったとします。
レコードの基本的な細分化項目 (それ以上分割されないフィールド) を基本項目といいます。 したがって、レコードは一連の基本項目で構成されている場合もあれば、レコードそれ自体が 1 つの基本項目である場合もあります。
一連の基本項目を参照する必要が生じた場合には、基本項目をまとめてグループ項目にすることができます。 グループ自体を組み合わせて、1 つまたは複数のサブグループを含む、より大きいグループにすることもできます。 したがって、データ項目から成る階層において、1 つの基本項目を複数のグループ項目に属させることができます。
レベル番号体系は、基本項目とグループ項目をレコードに編成する方法を指定するものです。 特殊レベル番号を使うこともでき、この番号で特殊目的に使うデータ項目が識別されます。